Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ist der Fall bei der XRechnung oder dem ZUGFeRD-Format. Das ZUGFeRD-Format ist wie ein PDF lesbar und kann problemlos geöffnet werden. Im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe sind bereits seit Jahren die E-Rechnungsformate XStandard/XRechnung im Einsatz. Eine Rechnung im PDF-Format ist keine E-Rechnung.

Der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland). Die Verpflichtung betrifft also Rechnungen an inländische Geschäftskunden. Ab 2025 sind daher alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen mit maschinenlesbaren Datensätzen zu akzeptieren bzw. empfangen zu können. Ein E-Mail-Postfach reicht regelmäßig aus. Mehr dazu lesen Sie weiter unten.

Für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027.

Übergangsregelungen für den Versand vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027

Phase 1 – 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026

·        Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.

·        Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.

·        Sie dürfen Papierrechnungen weiterhin versenden.

Phase 2 – 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

·        Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen im Bereich Business-to-Business (B2B) nur noch elektronische Rechnungen versenden.

·        Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige Rechnungen versenden, bspw. ein PDF.

·        EDI-Verfahren sind ebenfalls zulässig.

Phase 3 – Ab 1. Januar 2028

·        Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen versenden.

Wer ist betroffen?

Alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business). Beim Empfang von E-Rechnungen betrifft das auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen (z.B. Vermieter einer Wohnung) und Land– und Forstwirte. Ab dem 01.01.2025 sollten diese auch technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und zur Speicherung von E-Rechnungen treffen.

Welche Umsätze sind nicht betroffen?

·        Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und

·        nicht innerdeutsche B2B-Umsätze

·        Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind

·        Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)

·        Fahrkartenverkauf (§ 34 UStDV)

Was benötigt der Unternehmer für den Empfang einer E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegennehmen zu können, reicht es regelmäßig aus, wenn der Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Die Übermittlung per E-Mail stellt aber nur eine der zulässigen elektronischen Übermittlungswege dar. Häufig anzutreffen ist auch die Möglichkeit zum Download oder die Bereitstellung über elektronische Schnittstellen. Es bleibt den Unternehmen vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten unter Beachtung der sog. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gilt, dass der strukturierte Teil einer E‑Rechnung so aufzubewahren ist, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und u.a. die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
 
Ausdrucken ist keine Lösung. Auch wenn der Rechnungsaussteller dem Empfänger neben der E-Rechnung beispielsweise ein inhaltsgleiches, digitales Dokument in einem für das menschliche Auge lesbaren Bildformat (z.B. PDF-Dokument) als „Kundenservice“ übermittelt, besteht die Archivierungspflicht für das Ursprungsformat der E-Rechnung.
 
Wir empfehlen Ihnen das Speichern und Archivieren in DATEV Unternehmen online (GoBD-konform ✔). Anschließend kann die E-Rechnung an Ihre interne Finanzbuchführung oder an Ihre Kanzlei weitergeleitet werden.

Hilfe:

1. Video: E-Rechnung schreiben mit DATEV Auftragswesen Next. Das Programm ist Teil von Unternehmen Online und unsere Empfehlung für alle Mandanten, die noch mit Word und Excel Rechnungen schreiben:  https://youtu.be/JWC4CU62KOU?feature=shared 
2. Anwendungsfragen zur Einführung der E-Rechnung werden in einem BMF-Schreiben geregelt. Dieses befindet sich derzeit noch in Arbeit. Aktuelle Informationen können Sie hier erhalten: https://www.lfst.bayern.de/steuerinfos/weitere-themen/e-rechnung
3. Video: ZUGFeRD oder XRechnung - Was ist die bessere E-Rechnung? https://youtu.be/xLWbNNMQdoE?si=lvc-Lmbdx3jXQohB
4. Video: So schreibst du einfach E-Rechnungen mit LEXoffice, DATEV Auftragswesen Next, Easybill https://youtu.be/fXRNl7I9HU4?si=5eBDb7HVr30n45jl